Bruikleenmodule: Een volledige en geautomatiseerde inkooporder bij het gebruik van bruikleensets.

Onze oplossingen zijn ontwikkeld op basis van vragen uit de praktijk, om te weten waar de behoeften en kansen liggen, hechten we veel waarde aan nauw contact en interactie met de zorgprofessionals die dagelijks met onze oplossingen werken, of dit in de toekomst zouden kunnen doen.

MedScan Bruikleen Expertgroep

Diakonessenhuis Utrecht

Wij organiseerden op 27 februari de MedScan Bruikleen Expertgroep in het Diakonessenhuis Utrecht. Daar boden we zowel online, als op locatie, de gebruikers en geïnteresseerden van onze Bruikleenmodule de kans om ons en elkaar, alle vragen te stellen over deze specifieke oplossing.

Tijdens deze bijeenkomst namen we de aanwezigen mee in de werking van de MedScan Bruikleenmodule. Met de MedScan bruikleenmodule zorg je, door middel van het scannen van artikelen, voor een volledige en geautomatiseerde inkooporder bij het gebruik van bruikleensets. Dat zorgt voor minder handmatig werk, minder foutgevoeligheid en volledige registratie van verbruik.

De MedsScan Bruikleenmodule is onderdeel van onze schaalbare totaaloplossing. Naast het MedScan Platform, de basis voor de koppeling van gegevens tussen het ERP en EPD, zorgen wij met onze uitbreidingsmodules voor minder gedoe en meer toegevoegde waarde voor onze gebruikers. Zodat zij zich kunnen focussen op waar het echt om gaat: Goede zorg.

Vragen uit de praktijk en onze inzichten

Tijdens de sessie kwamen er waardevolle en praktijkgerichte vragen uit het publiek. Hieronder een greep uit de meest relevante vragen, met onze antwoorden:

• Is het mogelijk om de module ook te gebruiken voor de afdelingen radiologie en cardiologie?
  Jazeker, ook deze afdelingen kunnen de bruikleenmodule gebruiken.
• Wat gebeurt er als een OK-datum wordt verplaatst? Hoe wordt dat verwerkt in het systeem?
  De OK-datum kan in het ERP-systeem eventueel worden aangepast bij een bruikleenorder, maar dit is niet van invloed op de werking van de bruikleenmodule.
• Kan er een duidelijkere waarschuwing komen dat het om een bruikleenmodule gaat?
  We nemen dit mee in de verdere ontwikkeling en kijken naar visuele verbeteringen om de bruikleenstatus nog duidelijker zichtbaar te maken.
• Na het scannen van de verbruikte implantaten is een correctie gewenst. Hoe ga je hiermee om?
  Dit kan verschillende oorzaken hebben, zoals gebruikersfouten of aanpassing in de operatieprocedure. We bespraken verschillende controlemechanismen en manieren om dubbele invoer of misregistratie te minimaliseren en te corrigeren in zowel MedScan als in het ERP.
• Hoe ga je om met verschillende kosten van bruikleensets en prijsverschillen door kortingspercentages?
  Prijsverschillen ontstaan vaak door variabele kortingen of afwijkende inkoopprijzen. het systeem is flexibel en kan met instellingen worden aangepast aan de contractvoorwaarden van leveranciers.
• Hoe werkt het als een OK langer dan zes maanden wordt uitgesteld? Wat gebeurt er met de orderregels?
  We bespraken hoe instellingen dit kunnen beheren en hoe ons systeem hier flexibel mee omgaat.
• Artikelen hebben doms een andere barcode en zijn daardoor niet scanbaar, hoe los je dat op?
  Het koppelen van meedere barcodes aan één artikel kan dit probleem verminderen. We werken samen met ziekenhuizen en leveranciers om barcode-standaarden verder te optimaliseren.
• Wat gebeurt er wanneer een artikel via de barcode niet kan worden herkend uit het ERP?
  Dan putten we uit informatie van de GS1 DataSource/DataCare en de GUDID database.

Praktische inzichten en vervolgacties

Door de open discussie en kritische vragen ontstonden waardevolle inzichten die ons helpen om de module verder te verbeteren.
De uitwisseling van ervaringen tussen gebruikers onderling, gaf daarnaast een goed beeld van de verschillende werkwijzen in ziekenhuizen en de mogelijkheden hoe de bruikleenmodule optimaal kan worden ingezet.

We kijken terug op een geslaagde en interactieve sessie, waarin duidelijk werd hoe belangrijk het is om deze kennis en praktijkervaringen samen te brengen.

We danken alle aanwezigen voor hun input en kijken uit naar de volgende MedScan Expertgroep.

‍

‍